現代だからこそ活用したいビジネスシーンにおける挨拶状

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日本では昔から様々なシーンで挨拶状がよく用いられます。
ビジネスシーンにおいても同様に、起業時の挨拶から組織変更の挨拶など、日々お世話になっている取引先やお客様にお知らせを兼ねて挨拶状を送る機会が多くあります。
また、日本独自の伝統として、年賀状や暑中見舞いなど季節ごとに挨拶状を送る習慣が根付いており、毎年季節の始めや終わりにそれぞれの意味をこめた挨拶状を送ります。
 
一般的にハガキに挨拶と気持ちを添えて送付するのが当たり前とされてきましたが、近年ではインターネットの普及から挨拶状代わりにメールを送信するだけで完了してしまうことも多くなりました。それに伴い、特に季節の挨拶状のやり取りはここ数年で減少傾向にあるようです。

 
逆に言えば、挨拶状を送ることは、自社の存在を相手に印象付けることに繋がります。特に起業したての経営者にとって挨拶状は、自社の存在を認知してもらうための絶好のツールだと考えます。
ビジネスにおける挨拶状はもとより、季節ごとに心温まるハガキが届けば、そういった気が使える会社として認知してもらうことができ、少しでもビジネスに有利になるかもしれません。
 
メールが普及し、挨拶状の存在がなくなりつつある今だからこそ、ビジネスに活用できるのではないでしょうか。今回は季節ごとの挨拶状をピックアップして、改めてそれぞれの意味を考えてみましょう。
 
 

年賀状

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新年の挨拶として利用される「年賀状」。出す枚数が多いこともあり、最近では年賀メールの送信や年賀状ソフトを利用したテンプレートの全面印刷のみといった企業も多く見受けられます。受け取る側も大量のハガキを受け取るため、どうしても事務的な印象を持ってしまいがちです。

 
相手に好印象を与えるためには、短い文章でもよいので手書きの文章を加えると良いでしょう。送る相手によっては、筆ペンなどを使用し、より丁寧な印象付けをすると良いかもしれません。元旦には必ず届くよう前もって準備し、誤字脱字のない送る相手に合った文面を作成しましょう。
 

寒中見舞い・余寒見舞い

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馴染みが少ないですが、必要に合わせて送付したいものとして「寒中見舞い・余寒見舞い」というものがあります。冬の寒い時期に近況を報告するための挨拶状とされていますが、一般的には年賀状を送る時期を逃してしまった場合や、相手が喪中だった場合に年賀状の代わりとして送ることが多いようです。

 
年賀状の時期を過ぎてから立春までの期間を寒中見舞い、立春後に送付する場合は余寒見舞いとなります。
相手方が喪中であった場合や年賀状の書き忘れに伴って作成する場合は、相手を不愉快にさせないようそれぞれ書き方に気を付ける必要があります。
 

暑中見舞い・残暑見舞い

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夏、一年で最も暑い時期に自社の近況報告とともに、相手の健康を気遣う意味を込めて贈りたいのが「暑中見舞い・残暑見舞い」です。ありきたりな年賀状に比べて、企業の個性を出せる挨拶状でもあります。

暑中見舞い・残暑見舞いを、あえて清涼感あふれるデザインのハガキにすることで、メールでは伝わらない印象を相手に与えることができるでしょう。
また一年の半ばの時期でもあるため、自分の近況報告をするとともに、相手の近況を知ることができるツールでもあります。
 

喪中・年賀欠礼状

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特殊な挨拶状として「喪中・年賀欠礼状」があります。1年以内に近親者に不幸があった際、年賀状の交換を辞退することを申し出る用途で使用されます。
一般的に平年年賀状交換をしている人すべてに送付する必要があります。

 
特に経営者が会社全体を含めて考えておきたいのが、自社の取締役や代表者が亡くなった際の喪中についてです。一般的に法人には喪中がないとされており、会社の代表者や取締役が亡くなった場合、会社としては年賀状を出しても良いということになっています。

また一方で取引先の代表者が亡くなった場合も、年賀欠礼状を受け取っていなければ、会社宛に年賀状を送付しても問題ないようです。
ただし、同族会社の場合や個人経営者間の場合は、喪中・年賀欠礼状が出される場合もあるため注意しましょう。

 

 

 

いかがでしたか。
挨拶状はあくまでも「ご挨拶」という意味合いで送られるものです。
送らなくても問い詰められるわけではありませんが、送った方が相手に好印象を与えられるのは間違いないでしょう。
 
他にも挨拶状として送ることができるものはたくさんあります。すべてを送る必要はありませんが、上記に挙げた一般的な季節の挨拶状と言われているものに関しては、改めて見直したいものです。

 
とはいえ、業務に追われて忙しい中で、送り先の管理や文面・デザインを考える時間がなかなかない方もいるでしょう。
そんなときは、オンライン秘書を活用してみることをおすすめします。
オンライン秘書であれば、挨拶状を送る顧客リストの作成や、受け取った挨拶状の管理の他、文面やデザイン例の提案など、スムーズに挨拶状作成に取りかかるためのサポートを行ってくれます。
 
挨拶状は、ビジネスにおいて古典的な素晴らしいコミュニケーションツールです。今の時代、簡単に済ませてしまえるものだからこそ、大切にすることで相手に気持ちが伝わるのではないでしょうか。