Menu紹介l <第2章>ビジネスランチ/会食予約 – アポイント調整

紹介第2弾-01

ジェニーの秘書にオンラインアシスタントとして依頼頂ける基本メニューを引き続き、ご紹介していきます。

第2章では、ランキング形式で紹介した第1章

 

Menu紹介l <第1章>メール確認/返信代行 – スケジュール管理

 

の第3位、第4位にランクインした「ビジネスランチ/会食予約」業務と「アポイント調整」業務についてご紹介します。この2つの業務、導入相談時に気になるランキングとしては3位4位となっていますが、実際にご利用頂いているクライアント様には日ごろよくご利用頂いている業務のようです。

どちらも、スムーズにいけばそこまで時間がかかることではないけれど、お相手様のご要望に合わせて細かく調整していると自分でやるには時間が掛かりすぎていたという意見も頂いています。

では、順番に見ていきたいと思います。

 

 

 

 

ビジネスランチ/会食予約

会食手配-01

「ビジネスランチ/会食予約」業務は、お取引先との会食を行うときに「お店を探して予約する」サービスです。

最近では、「ぐるなび」や「食べログ」などの検索サイトがたくさんあるので、時間があるときなら自分で調べて予約するといったことも出来ると思います。

 

しかしGennyのオンラインアシスタントは、お客様の趣味趣向に関する情報をしっかりと積み上げて把握し、お得意先や用途に合わせたお店を手配します。たとえば、

“このお客様とは懐石料理の広めの個室”であったり、“お手土産を用意出来るお店”など細かなご要望にも正確に対応が出来るよう、Gennyアシスタント専用のデータベースを構築しています。

会食用途に合わせた手配と、お相手様への心配りを大切にしたサポートを心がけています。

 

 

 

 

アポイント調整

アポイントメント調整-01

「アポイント調整業務」では、すでにお取引がある企業に対してのアポイントメントが対象となります。

忙しい先方様に対して、アポイント調整の連絡を行いたいけれどご自身も「移動」や「商談」などでなかなか連絡が取れない事があるかと思います。そんなときには、アプリから簡単な操作で担当アシスタントへご依頼頂きます。

 

すると、「電話」でも「メール」でもクライアント様のご要望に合わせて担当アシスタントが、先方様へ直接連絡をしてアポイントメント調整を行います。もちろん、コールセンター運営を行っている会社が提供するオンライン秘書サービスなのでアポイントメント調整業務もマナーとポイントを押さえた対応をしています。

 

 

 

 

オンラインの利便性より「深さ」を追求するアシスタントサービス

秘書女性-01

Gennyではクライアント様のタスクサポートを行うことはもちろんのこと、クライアント様の大切なお取引先へ連絡や調整業務を行います。その中で、毎回決められた事だけをルール通りにただただ進めていくフォロワータイプのサポートをしていてはお相手様に対しての心配りが感じられず「素っ気ない対応」と捉えられてしいます。

 

そのため、担当するアシスタントは1度依頼を頂いた業務の情報をしっかりと蓄積して、2度目に依頼頂く際には前回ご依頼頂いた内容をもとに「1から10を理解する」対応を心がけています。もちろん、担当秘書がお客様のニーズを把握して考えることも1つですが、そこにはアシスタント専用システムでこれまでの傾向と趣向を把握するための管理体制を整えています。

「オンラインアシスタント(秘書)」というハイテクなキーワードの裏には、ローテクでお相手様のことを考えるアシスタントの心配りがあります。