2018年最新版!セルフマネジメントに使えるツール2選

自分自身をコントロールし常に最良のコンディションで仕事に臨むためのセルフマネジメントは、制約に縛られず自由に働くフリーランスだからこそとても重要なスキル。中でもスケジュール管理やタスクの整理は、時間の節約や締め切りのうっかり忘れを防止するなど、目標達成のために欠かせない作業です。でも、手帳でのスケジューリングやエクセルでのタスク管理には限界が…。時間を管理し、やるべきことを明確化し、最高のパフォーマンスを発揮するために役立つツールをご紹介します。

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全員参加型マネジメントツール『TIMESLIST』

TIMESLISTは、株式会社マネジメントが提供する全員参加型プロジェクト管理サービス。その大きな特徴は、プロジェクトの課題解決に向けたマネジメントの手法を実際に使いながら学べるところ。課題管理を中心としたマネジメント理論と技術をもとに、より効率的にプロジェクトを進められるように設計されています。ある程度の人数のメンバーとともに進めるプロジェクトを抱えている人におすすめのサービスです。

▶複数のプロジェクトを一括で管理

同時に複数のプロジェクトを進行するとなると、課題や締め切りなどの管理がかなり煩雑になってしまいます。TIMESLISTは、複数のプロジェクトを登録してプロジェクトごとに課題やToDoなどを設定・管理することができます。設定した課題やTodoはすべて一括で表示したり、プロジェクトごとに個別に表示したりできるので締め切りの確認も簡単です。

▶随時課題やTodoを追加できる

プロジェクトに参加しているメンバーなら誰でも、発見した課題やTodoをタイムラインに投稿することができます。投稿する際の入力も、一行目にタイトルと二行目以降に詳細を入力するだけで難しい設定なども必要ありません。タイムラインに投稿するとメンバー全員に通知されるため、リアルタイムでの素早い課題の発見・共有が可能です。

▶チャット形式の会議

チームごとにチャットを開催することができ、プロジェクトのための会議をいつでも簡単に進めることができます。ログインしているチームメンバーを自動で選定してくれるので、グループチャットへの招待漏れや間違いなどのミスをなくせます。また、チャット会議のコメントから出てきた課題やTodoを、そのままタイムラインに投稿してシェアすることもできます。プロジェクトごとに投稿やコメントに対するルールを設定すれば、チャット会議の軌道が逸れるなんてことも未然に防げます。

このほかにも各プロジェクトの成果物をシェアできる機能や、課題やTodoの締め切り・関連などを視覚的に確認できるガントチャート機能などのプロジェクト管理に役立つ機能が充実しています。

TIMESLIST:https://timeslist.com/

簡単タスクマネジメントツール『Todoist』

Todoistは、やるべきことを登録しておけるタスク管理ツール。軽快な動作と直感的な操作性、なによりタスク管理に特化した様々な機能を基本無料で利用できるという点が魅力です。パソコン・スマートフォンの両方で利用でき、GoogleカレンダーやDropboxなど60以上のほかのアプリと連携して多方面的にタスク管理を行うことも可能です。

▶直感的な操作でサクサク管理

Todoistは、プロジェクトの名前ややるべきことを短い言葉で入力するだけでタスク登録できるので、膨大な量のタスクもすっきり整理することができます。プロジェクトごとにタスクをまとめるだけでなくプロジェクト自体を階層化することができるので、大枠のプロジェクトの中に平行した複数のプロジェクトがあるなんて場合にも対応することができます。やることが多すぎて覚えきれない!なんてことになる前に、タスクをすべて吐き出して頭の中をすっきりさせましょう。

▶スケジュールの組み直しも楽々

プロジェクトを進めていくと、「このままでは納期に間に合わない」「先に終わらせる予定だったタスクよりも急ぎのタスクが現れた」など、スケジュールの組み直しを余儀なくされることも多々あることかと思います。そんなとき、日程の見直しにたくさん時間を取られてしまっては本末転倒ですよね。Todoistでは、予定日を変更するときも「何月何日」といった詳細な変更はもちろん「来週」「延期する」などの大まかな変更が可能で、それぞれのタスクの緊急性に合わせて使い分けることができます。複数のタスクの予定日を一括で変更することも可能で、面倒なスケジュール変更も簡単に済ませることができます。

▶プロジェクトの共有・リマインダー機能も充実

他のメンバーとプロジェクトを簡単に共有でき、そのプロジェクトに登録されたタスクを共有したメンバーに割り当てることができます。フィルター機能を使えば、誰にどのタスクを割り当てたのかを一覧で表示することができるので、分担の確認も簡単です。リマインダー機能は「いつ」だけでなく「どこで」まで指定できる優れもの。指定した場所に到着したときに通知するように設定できるので、「せっかくここに行ったんだから、ついでにアレやっとけばよかった!」といううっかりを減らせますね。

他にもタスクにラベルを付ける機能や絞り込み表示など、とにかくタスクをわかりやすく整理する機能が揃ったアプリ。シンプルなタスクから多角的なプロジェクトまで、自分の目的に合った方法で使うことができます。

Todoist:https://ja.todoist.com/

 

~番外編~モチベーションアップに『自分ルールポイントプログラム』

上で紹介したのは仕事としてのプロジェクトやタスク管理に特化したツール。自分ルールポイントプログラムは、日常生活の中のルーチンやちょっと面倒に感じるタスクに対するモチベーションを上げるお手伝いをしてくれるアプリです。使い方は簡単。まず達成したい目標を設定してその達成のための行動を登録します。次に登録した行動を実行できたときに獲得できるポイントと、ポイントと引き換えられる自分へのご褒美を設定すれば準備完了。設定した行動を実行することでポイントが貯まり、貯めたポイントを使って、消費ポイント数に応じたご褒美を獲得するというシステムです。「今日はこれだけがんばったから、自分にご褒美あげよう!」をポイントという明確な基準で可視化できるので、「がんばり」と「ご褒美」のバランスの偏りを防ぐことができます。

自分ルールポイントプログラム(iPhoneのみ)

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いかがでしたか?

柔軟な働き方が可能なフリーランスだからこそ、時間は有効に使いたいもの。面倒なスケジュールやタスクの管理は便利なツールに任せて、効率的に仕事を進めてしまいましょう。