- オンライン秘書の時の電話対応って何て言えばいいのかな？
- 秘書業務で、不在の時の伝え方がわからない！
- ビジネスマナーでは何が正解？
こん悩みを解消しましょう。
今回の記事では、秘書業務の中でも、電話対応で不在時の伝え方をわかりやすく解説します。
電話対応で担当者不在時の伝え方
電話対応は、業種、職種を問わず、必須のビジネススキルです。
相手が見えないからこそ、正確に簡潔に伝えることが大切です。
名乗り方
まずはじめに、電話に出た際の対応として、担当部署宛にかかってきた際には、必ず部署や課を名乗りましょう。
特に、同じ苗字の方が複数名在籍するような会社の場合、どこの誰なのかがわからないと先方から確認の質問が入ることも多くなります。
お世話になっておりますは正解？
ビジネス界において、初めての会社の方にも全てお世話になっておりますを使うのは間違いです。
はじめましての挨拶を先方から受けた際には、●●課の●●でございますと再度、部署と担当者名を名乗る方が無難です。
使い分けに不安がある方は、先に先方の取引先と取引先以外の挨拶の定型文も確認しておきましょう。
不在の際の電話対応
電話を取り次ぐ際、オンラインやフルリモートになっている場合には、当然近くに担当はいません。
しかし、一旦は、「少々お待ちください」と断ってから、保留をすることが大切です。
取り次ぐ相手が不在の場合
「ただいま、○○は他の電話に出ております」などの対応がよくあるトークです。
こうした時には、折り返しのご連絡をさせていただきたいという旨を伝えることで、スムーズに相手の連絡先を確認することができます。
万が一、お名前と要件だけをうかがっておいても、取り次ぎした人が覚えていないこともあります。
つまり、先方の連絡先と名前を確認した上で、ご用件をうかがっておくと、申し送りも上から順に伝えやすくなります。
外出時には、帰社時間の目安をお伝えします。
戻りの時間も不明な際には、「戻り次第、ご連絡をさせていただきます」または、「お急ぎのご用件でしたら、●●に連絡を取り、折り返しのお電話をさせていただきます」などに切り替えましょう。
社内会議、接客中などさまざまなシーンがありますが、その内容をそのまま伝える必要はありません。
問題は、緊急性と用件、いつまでにどんな連絡が必要なのか？という相手の要望です。
その場の対応が難しい旨だけを伝えると、次の行動を起こす時に難しくなりますので、注意しましょう。
曖昧な発言を避ける
その場で回答が困難な場合には、曖昧な回答をしないよう注意が必要がです。
特に、「すぐ」や「ちょっと」などの曖昧な発言は、トラブルにつながるリスクがありますので、使わないようにしましょう。
「なるべく早め」などの発言も注意が必要です。
終わりを決めるようにしましょう。