顧客情報管理をスマートに!名刺をデータ管理するメリット・デメリットとは

名刺はデータ管理が便利

ビジネス小物のイメージ

ビジネス上のお付き合いが多くなればなるほど増えていく名刺。大事な顧客情報が記載されているものですから、管理はきちんとしたいものですよね。

しかし名刺をそのままで保管していると、使い勝手やセキュリティの面でいろいろと問題が出てきたりもします。
今回は名刺をデータ管理するメリット・デメリットをお伝えします。

名刺をデータ管理するメリット

▶スペースをとらない

名刺をすべてデータ化して管理しておけば物理的なスペースを一切必要としないため、デスク上で名刺がかさばって困ることがありません。

▶欲しい名刺情報をすぐ取り出せる

古い名刺でも新しい名刺でも、欲しい名刺の情報をすぐに取り出せるのはデータ管理の大きなメリットです。
紙ベースでの管理だと一枚一枚自分で探す必要があり、貯まった名刺が膨大な数になってくると、一枚の名刺を探し出すのにもかなりの時間がかかってしまいます。

また、出先にいても名刺情報にすぐアクセスできるのもポイントです。

名刺をデータ管理するデメリット

▶セキュリティ面のリスク

特に、クラウドサービスや名刺管理アプリなどを使用して名刺をデータ化する場合は注意が必要です。
無料の名刺管理アプリはセキュリティ対策が不十分だったり、アプリ側が名刺情報にアクセスできるような設定になっていることも。

大事な情報を預けるものなので、比較的安全な有料アプリを利用することをおすすめします。

▶入力の手間がある

名刺に記載された情報をExcelなどにひとつひとつ入力する場合、データ化できるまでにかなりの時間がかかります。十何枚ならまだしも、百何枚にもなってくると途方もない作業になります。

一度データ化してしまえばあとは楽ですが、それだけの時間と労力を費やすのはなかなかハードルが高いですよね。

名刺のデータ管理を簡単に行うなら?

名刺データ管理のイメージ

オンライン秘書ジェニーでは、名刺のデータ化から管理まで一括でお任せいただけます。

名刺を送付していただくだけで名刺情報の入力・データ化を代行、その後は名刺の写真を撮って送付するだけで随時名刺情報の更新をいたします。
名刺を一枚一枚スキャンしたり文字情報を手入力したりする手間を省き、簡単に名刺のデータ化を行うことが可能です。
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