多くの場合、事前準備を怠ると出張は失敗します。それだけでなく現地でアポをとった顧客や取引先に迷惑がかかる可能性も。たとえば準備不足で本来持参するべきものが手元になかったときコンビニで売っているものや現地調達できるものであればなんとかなりますが、仕事に関係する書類や商品のサンプルでは取返しがつきません。準備不足で顧客の信頼を失ってしまうことやスケジュールが大幅に狂ってしまうことも考えられます。せっかく費用と時間をかけて行くのですから、有意義な出張にしましょう。
今ページでは出張の事前準備についてポイントで解説していきます。
計画やスケジュールは綿密に立てる
出張は限られた時間でスケジュールをこなさなければいけません。現地に行ってからスケジュールを組む、考えるのでは効率が悪くなることもあり有意義な出張にすることはできません。出張の契約やスケジュールの組み立てのポイントはまず『目的・ゴール』から考えることです。
以下、ポイントを確認していきましょう。
▶出張の『目的』を考える
今回の出張の目的、ゴールを考えましょう。すると会うべき人、行くべき場所、優先順位などが見えてきます。目的を達成するため、つまりゴールに向かって自分はどう動くべきなのか、何を準備するべきなのかを書き出していきましょう。
▶スケジュールは目的に合わせ、余裕を持って立てる
出張に限りませんが、スケジュールは効率良く、ある程度の余力を残しながら立てることがポイントです。取引先との打ち合わせが10分長引けば次のアポに間に合わない！というスケジュールの組み方は極力避けてください。ビジネスマンにとって、時間は何より貴重なものです。自分の時間はともかく、大切な顧客や取引先の時間まで無駄にし、信頼を失ってしまう可能性もあります。
会う人や会社に挨拶メールを送る
せっかく出張を行うのに、会う人や会社と行き違いになってはいけません。改めて『伺います』『当日はよろしくお願いします』という旨の連絡をしましょう。電話で行う場合は電話の後、メールでも伝えます。文字として残る確認の方が行き違いやミスも少なく、相手にとっても親切です。
注意することはアポの日時・場所をしっかり記載することと、日時の記載を間違えないこと。送る前には何度か確認しましょう。
また、社内でも部署内外含め出張を行うこと、当日のスケジュールやどこに泊まっているかなどの連絡を怠らず共有しておきましょう。普段から頻繁にやりとりをしている顧客にも出張の日程、緊急の連絡先、代理人などの情報を伝えていくのを忘れずに。
移動時間やルートを確認してホテルや店を予約する
組んだスケジュールに沿ってホテル、店までのルートや交通情報を事前に確認しておきましょう。スマフォですぐに確認することもできますが現地の路線図や、乗り換え方法などは紙に出力し、ローカルで持っておくこともおすすめします。
タクシーを使用する場合は事前に乗る場所までタクシーを予約しておくか、タクシーが普段待機している場所なのかも確認しておく必要があります。都心から離れた場所ではタクシー乗り場は存在しているのに、ほとんどタクシーは常駐しないということは珍しくありません。
路線図、道路情報とスケジュールを照らし合わせ、できるだけ効率の良いルートを選びます。移動費も含めた経費を計算して、現地でどれくらいの金額が必要になるのかも把握しておきましょう。
出張に必要な持ち物・荷物をそろえる
概要でも上げましたが現地で調達できるものは忘れても問題ありませんが、商談に必要な資料や商品サンプルなどは、現地でどうにかなるものではありません。
ビジネスのための持ち物
▶書類や資料は予定部数よりも多めに用意する
▶名刺は絶対に忘れないない
▶充電器やモバイルバッテリーも必須
業種や出張の目的にもよりますが、一般的に資料、名刺、バッテリーは必須です。
モバイルバッテリーは出発までにフル充電にしておきましょう。
事前にチェックリストを作り、前日、当日の朝漏れがないか確認してから出発しましょう。
また、万が一の時のためにデータをUSBに入れておくことやオンラインストレージに残しておく方法はリスクマネジメントとしておすすめします。コンビニやホテルで印刷することができるので会社に持ち出し可能か確認したうえで用意してください。
荷物は最小限に
なるべく身軽に動くために荷物は極力最小限に抑えましょう。パジャマやアメニティなどは宿泊先のホテルの設備、サービス内で済ますことができる場合も多いです。
しかしこれらはあくまで国内の場合。海外出張であれば国によって事情が違います。現地調達できるものも変わってくるでしょう。海外出張は国内以上に念入りな情報収集と準備が必要です。
いかがでしたか？
有意義な出張のためには、限られた時間の中で目的を達成するためには基本的な準備が欠かせません。出張の準備は念入りに行い、有意義なものとしましょう。