カリスマ秘書に学ぶ!できる秘書の4つの仕事術

Young businesswoman typing and looking at camera in office

社会において一流と呼ばれるリーダーの陰には、必ずといっていいほど「カリスマ秘書」の存在があります。外資系の企業においては、転職先へ一緒に秘書も連れていくなんて話もあるほどです。

そんな一流のリーダーを支える人はいったいどんな人なのでしょうか。彼女たちがカリスマと呼ばれる核心にせまります。

これぞカリスマ!できる秘書になるための4つの仕事術

1.些細な仕事を大切にする


秘書の仕事といえば、どんなことが想像されるでしょうか?電話対応にメール処理、スケジュール管理や来客対応など、ボスをサポートするための仕事がたくさんあります。一般的には花形だと思われがちな職業ですが、中にはもちろん地味な仕事をこなさなくてはいけないことも。

そんな中、カリスマと呼ばれる秘書たちは必ず些細な仕事も大切にしています。例えばお茶出し一つをとっても、気候や時間、お客様の好みに合わせた状態でお茶出しをするなど、些細なことですがお客様を思いやることを忘れません。

また、一見重要視されないように思われる仕事ですが、場の雰囲気や声のトーン、表情などからボスとお客様との距離感を感じとることができ、お互いの関係性を知るためには必要不可欠な“情報の宝庫”だと語る秘書もいます。このようにカリスマは、どんな些細な仕事にも必ず意義があることを知っているのです。


2.人からどう見られているかを人一倍注意する


秘書はボスと共に行動することが多い以上、重要なお客様と会う機会がたくさんあります。お客様からの印象が悪くならないよう、服装はもちろんのこと、声の高さやお辞儀の角度など、日々の動作にも気を遣わなければなりません。ヒールの高さ一つにも気を遣い、自分が周りからどう見られているかを常に気にする必要があります。

また、業務の一つとして会食をする機会も多いでしょう。食事の作法やマナーについても、お客様の前で粗相をすることのないよう、知っておかなくてはなりません。

社外だけでなく社内における見え方もポイントです。社内でも、ボスと一緒にいることが必然的に多くなることから、周りの社員から高飛車だ、偉そうだと言われかねない仕事でもあります。カリスマと呼ばれる人たちは、ベテランの秘書であればあるほど、常に「謙虚な姿勢」を心がけ、周りから客観的な意見をもらうことを大切にしています。

 

3.常に一歩先を想像する


「秘書の行動で、ボスの腹の内がわかる」といわれるように、秘書はボスの「代理人」でもあり、指示がなくてもパフォーマンスを発揮できなくてはなりません。そのため、ボスが次どういう行動に出るのか、前もって予測し、そのための準備をすることが大切になってきます。

ボスに言われたことだけをやるのではなく、その先に何があるのか、一歩先を推測して業務をよりスムーズに遂行できるよう努めることが大切です。

ボスに「ちょっと…」と声をかけられただけで、何を求めているのかわかるというカリスマ秘書もいます。それに加え、何か頼まれたときに「それについてはもうできていますよ」と言えたら、お互いの信頼度も上がり、業務がよりスムーズに回るでしょう。いかに通常の業務に付加価値をつけられるか、というところがポイントになってくるでしょう。

カリスマと呼ばれる人たちは、そのことを知った上で、ボスのことをよく理解するように努め、想像力を駆使して業務を行っているのです。

 

4.アナログなコミュニケーションを大切にする


秘書は日々の業務において、ボス以外にもお客様や社員とコミュニケーションをとることが多くあります。現在は、スケジュール管理やお客様への対応など、メールやチャットなどのデジタルツールを使用するのが主流となっているでしょう。直接会わなくてもコミュニケーションがとれてしまう現代において、あえてアナログなコミュニケーションをとることが大切だとカリスマ秘書は言います。

メールやチャットではなく、直接会いに行くことで相手の表情や雰囲気を知ることができ、デジタルツール上では気づけなかった些細な変化に気付くことができるかもしれません。メールで済むところをあえて相手の元へ足を運んだり、ランチを企画してみたりと、意図的に会う機会を作ることが、よりコミュニケーションを円滑にするきっかけになります。

 

 

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いかがでしょうか?

カリスマ秘書になるためには、基礎的な能力はもちろんのこと、豊かな人間力とそれを超える努力が必要だとわかります。上記のようなカリスマ秘書が増えることで、業績が上がり、組織が活性化し、やがて日本全体が元気になっていくことでしょう。

それくらい秘書という職業は重要なポストなのです。

「オンライン秘書」においてもそれは同じ。業務遂行において即戦力になる優秀な秘書が多数在籍します。しっかりとした研修で培われた迅速で質の高い対応は、まさにカリスマ同然!あなたもカリスマ秘書と一緒にお仕事してみませんか?