オフィスでのファイリングのコツ【5つのルール】

日々の業務を効率化し、生産性を高めるためにもファイリングはしっかりルールを決める必要があります。

ファイリングに大切なのは【ルール化】です。

ルールに沿ってファイリングを行わなければ書類や不要なファイルは溜まる一方であり、必要なときに速やかに引き出すことは不可能でしょう。

本記事では、意外と難しいファイリングについての重要性と、ファイリングをうまく行うコツについて解説していきます。

ファイリングとは

ファイリング

ファイリングとは、ひとことでいうと、「書類の整理・保管方法」です。

正しくは、「書類を一定のルールにしたがい、分類・整理して、保管から保存、廃棄への流れを運用をする仕組み」のことです。

 

ファイリングの5つのルール

 

保存書類に期限を設ける

何年も使用していないファイルや書類がデスクの上に出ている・机の引き出しに眠っているという方は多いのではないでしょうか?

基本的には、不要なものを処分する期日を設定しておくことが大切です。

ファイリングの最も大きなポイントは『破棄すること』と言われています。

ビジネスに関連する書類を破棄することは非常に勇気のいることでしょう。

プライベートで使用するものや身の回りのものは自分で使用期限や消費期限を決められますが、ビジネスは『有事の際に必要になったら……』という不安がブレーキをかけます。

個人単位が保管する書類は特に会社や法律によって期限が決められているということも多くありませんので、余計その傾向が強いのでしょう。

しかし『もしも』や『万が一必要になったら……』という事態はあまり訪れません。

個人で保管しているレベルの書類であれば、有事の際に必要という場面はもっと少ないはずです。

書類は年単位、月単位で定期的に破棄しましょう。

ポイントは以下の通りです。

▶会社や法律によって書類保管期間が定められていないものは、書類の重要度に沿って保管期限を決める。
▶一定期間使用しなかった書類は破棄する。
▶破棄する際の手間を省くためにファイリングはできるだけ時空列でまとめる。

部屋の片づけなども同じことが言えますが、モノを捨てることは最も難しく最も重要なポイントです。

破棄することを前提にファイリングしましょう。

上でも述べた通り、ひとつひとつの書類の重要性を見極めることもしなくてはいけません。

コツとしては、週か月に1度書類を捨てる日を設けるか、何か書類をファイリングする度に古くて不要な書類を捨てることです。いずれにしても習慣づけが大切です。

データで差支えないものはデータで保管する

ファイリングはデジタルの力も借りましょう。

デジタル保管で問題ないものはスキャンし、デジタル保管に切り替えることもおすすめします。

デジタルではフォルダの振り分けもそうですが、ファイル名も重要なポイントです。

いい加減にしてしまうとあとで1つ1つクリックしなければ中身が判別できないという悲惨な結果になりかねません。

ファイル名は開く前にどんなファイルでいつのものなのか、わかるようにつけましょう。

【書類名+日付】は必須です。

あとは、過去の事例や症例として保管をする際には、日付と書類名でフォルダ分けをするとファイルと一致させやすくなります。

インデックスは一目でわかるようにつける

ファイルには1つの動作で開けるように必ずインデックスをつけましょう。

ジャンルに振り分け、日付ごとに並べるようにするとかなり簡単に引き出すことができます。

そのためにはインデックスを作ることは必要です。

いちいち1枚ずつ書類を探す動作はかなり時間がもったいなく、効率が良いとは言えません。

ファイリングは基本的に業務を効率化させる・生産性を上げるために行うものです。

重要性の高いものと使用頻度の高いものはデスクの上へ

業務の効率化・生産性を上げるためにはファイルの保管場所についてもよく考えましょう。

重要性の高いものと使用頻度の高いジャンルのファイルは、デスクの上・すぐに引き出せる場所に置くことをおすすめします。

古いファイルは使用しない

ボロボロのファイルは新しいファイルに交換しましょう。

経費削減と言って留め具が壊れているようなファイルを使用している方もいらっしゃいますが、まともにファイリングできないものは上手くファイリングができないのはもちろん、書類の紛失の危険もあります。

備品を大切に使用することはビジネスマンの美徳ですが、度が過ぎてしまうとかえって生産性を下げてしまう事態にもなりかねません。問題なく機能するファイルを使用しましょう。

アプリ

いかがでしたか?

ファイリングのコツをお伝えしましたが、基本的には『破棄する』を心がけましょう!

重要な書類も一定期間を過ぎれば不要なものとして処理できるものがあるはずです。

ファイリングで業務の効率化・生産性アップを図りましょう!

 

書類収納におすすめのアイテム

書類をきれいに収納するには、いくつかのファイルを用意します。

ファイルボックスに収める

ファイリングした後には、ファイルの種類ごとに収納ボックスや書類入れを用意しましょう。

縦置きすることで、視覚的にすぐになんのファイルが納入されているのかを誰が見てもわかるようにしておきましょう。

ラベルを活用する

ファイリングした後に、ファイル内を探すことがないように、ラベルを随時使用しましょう。

ラベルを用意することで、不要なものをすぐに廃棄できるように区別することも大切です。

引き出しやロッカーの中にあるファイルの外から中を見て、すぐ必要な書類を取り出せる環境を作ることが大切です。

共有したい書類はデジタル化

ファイリングは、紙だけではありません。

第三者と共有しているファイルは、可能な限り紙とデジタルの両方で保管をしましょう。

スキャンして共有フォルダに保管することで、第三者にもすぐ閲覧できるようにしておくことも大切です。

デジタルの書面に書き込んだ内容を自分の手元にある紙にも転記することも大切です。