業務をスムーズに遂行する上でかかせない秘書という仕事。一般的に秘書といえば、企業の役員秘書をイメージするでしょう。しかし、一口に秘書といっても様々な種類があることをご存知でしょうか。同じ秘書でも勤め先によっては仕事内容もまったく違ってきます。
今回は様々な秘書を種類別にご紹介しましょう。
役員秘書
一般的に想像される秘書のことを「役員秘書」と言い、企業のトップである社長や役員をサポートする秘書を指します。
役員秘書は主に二種類に分かれており、経営者や役員など個人と業務を共にし、秘書室や秘書課に配属になる“個人秘書”と、部署などのグループにつきその担当部署に配属になる“グループ秘書”があります。
専門職として採用され、秘書業務だけを専門的に行う場合や、一般で入社後に配属が秘書になる場合、派遣社員を秘書として雇う場合など雇用形態も様々です。
仕事内容は企業によって異なり、担当役員のスケジュール管理や会議・出張の準備、情報収集、必要な資料の作成、慶事、パーティの準備や出席など、役員の身の回りに関する幅広い業務を行います。
学者秘書
研究者や大学の教授など、主に研究を仕事としている人をサポートする秘書のことを「学者秘書」と言います。
研究費などによって雇用されることが多く、教授や研究員の身の回りの世話や事務手続き、研究費公募の準備などを行います。
また研究の助手を兼ねることもあるため、学術的知識を求められる場合もあります。
実験の助手の他にも、膨大な実験データの整理や学会の資料作成など、専門的な業務を任されることも多いようです。
議員秘書
国会議員をサポートするスタッフを総称して「議員秘書」と言います。
“私設秘書”、“公設秘書”、“政策秘書”と三つに分けられており、議員個人が費用を払って雇用する場合は私設秘書といい、公設秘書と政策秘書については公費で雇用することになるため国家公務員の扱いになります。
その中でも、私設秘書と公設秘書については規定はありませんが、政策秘書のみ資格が必要と定められています。選挙を中心とした政治活動のサポートから身の回りの雑用まで、議員の片腕となって裏方作業をするのが仕事です。政治に関わるサポートがしたいという人にはもってこいの職業でしょう。
医療秘書
医療と聞くと医療事務の仕事を思い浮かべる人は多いでしょう。医療事務の仕事に加えて、院長や医局などの秘書として仕事をする人たちを「医療秘書」と言います。
主な仕事は医師のスケジュール管理や出張・会議の手配、学会の準備などが中心です。医療秘書の資格が存在することもあり、必須ではありませんが医学についての知識が問われる場合もあります。患者さんよりは取引先やマスコミの人たちと接することが多いのも特徴で、秘書の中でも事務職よりは研究職の色が強い職業とも言えるでしょう。
弁護士秘書
弁護士事務所で弁護士をサポートするのが「弁護士秘書」です。一般的には事務処理を行うことが多いですが、勤務先によってはリーガルアシスタントと呼ばれる法律に関する事務を行う職業を兼任する場合もあります。
弁護士の仕事を直にサポートできるため、弁護士を目指して勉強している人が務めることも多いようです。
膨大な資料を取り扱うため、データや資料を整理して案件にスムーズに対応できる管理能力が問われる職業でもあります。
芸術家・建築家秘書
秘書の中でも専門性が高いのが「芸術家秘書」「建築家秘書」です。デザイン事務所や建築事務所での事務処理が主な仕事です。少数精鋭の事務所などでは、経理や総務を全般的にできる人が採用されることが多いようです。
無形のサービスを提供することが多いため、経理の業務一つをとっても収益や費用の計上を慎重に行うことができる能力が求められます。
プロジェクト秘書
決められた特定のプロジェクトのサポートを行うのが「プロジェクト秘書」です。プロジェクトリーダーの補佐に加え、事務局の仕事を行います。一般的な秘書よりも業務が確立していないことも多く、プロジェクトに対して真摯に向き合い、試行錯誤しながら業務に取り組む必要があります。
また、プロジェクトが遂行できるよう周りのモチベーション維持のためのサポートも必要です。
秘書官
議員秘書の中でも、内閣総理大臣、国務大臣に就く秘書を「秘書官」と言います。特に総理大臣に就く秘書は“内閣総理大臣秘書官”と呼ばれ、特別職の国家公務員とされており、首席秘書官と呼ばれる政務秘書官と財務省・外務省・経済産業省・警察庁のそれぞれから出向して任務に就く四人の秘書官によって構成されています。総理大臣の最も身近で手足や頭脳となって業務を遂行している存在であり、的確な業務遂行能力や機密情報を扱う管理能力が必要とされる職業です。
いかがでしたでしょうか。
世間的にも有名な職業からあまり聞きなれない職業まで、秘書にも様々な種類があり、またそれだけ「秘書」という職業が必要とされているのがわかります。
様々な種類の秘書の中でも、オンライン秘書は、新しい時代の秘書としてこれからどんどん活躍していくことでしょう。