事前にチェック!社内に新しいシステム・ツールを導入する際の注意点とは

社内ツール導入のメリットとは?

チャットツールのイメージ

ビジネスチャットツール(社内SNS)やプロジェクト管理ツールなどの社内ツール導入を検討する際には、メリットはもちろんデメリットをしっかりと確認することが重要です。

ビジネスチャットツールを例にしてみましょう。ビジネスチャットツールを社内に導入するメリットには以下のような点が挙げられます。

  • 件名や定型のあいさつなどが必要ない
  • 大人数で同時にコミュニケーションが可能
  • テキスト情報だけでなく、ファイルの共有も簡単

メールでのやりとりでは、伝えたい本文のほかに「件名」や「文頭と文末のあいさつ」などが必要になります。こういった手間が省けるだけでもコミュニケーションにかかる時間的・精神的コストはかなり軽減されますよね。

導入前に要チェック!社内ツール導入のデメリット

しかし、以下のようなデメリットもあります。

  • 重要な発言がすぐに流れてしまう
  • 余計なコミュニケーションが多くなる
  • 通知や既読機能のせいで作業に集中できない

ビジネスチャットの導入でコミュニケーションが活発になることは、より多くのアイデアが生まれる機会が増えるため望ましいことだといえます。
ですが直接業務と関係ないコミュニケーションが増えてしまう可能性も。

また、頻繁にメッセージ通知が届いたり「既読をつけてしまったから早く返信しないと……」という意識が生まれたりして、本来こなすべき業務に集中できなくなってしまっては本末転倒です。

ツール導入にかかるコストは料金だけじゃない

また、ビジネスツールに限らず、新しいツールを社内に導入するためにかかるコストは導入料金だけではありません。
そのツールを社内のスタッフが使いこなし、業務を効率化するという本来の目的まで至るための教育コストがかかることも念頭に置かなければいけません。

社内ツール導入の際のポイントは「比較」!

パソコンを指さして討論するイメージ
以上のメリット・デメリットを社内でよく検討した結果、導入する価値ありとなった場合は、いよいよツール導入のための情報収集に入ります。

ですが、先ほど例に挙げたビジネスチャットツールをはじめ、業務の効率化を図るためのシステムやサービスは数えきれないほど存在します。

数多くのツールから自社に合ったものを見つけ出すためには、まずできるだけ多くの情報を集めることが重要。しかし情報収集には莫大な時間がかかります。

オンライン秘書ジェニーでは、社内ツールや企業向けサービス導入の際の情報収集をご依頼いただくことが可能です。
情報収集に時間を割くことなく、優れた社内ツールを見つけるお手伝いをさせていただきます。