「プレーヤー社長に支持される」オンラインアシスタントと取り組む企業成長

Smiling businessman with touchpad sitting at workplace in office

 

頼んで雑務を減らすのが企業成長への近道

会社の成長は、企業家、経営層共通の悩み。

特に起業間もない会社の経営者は、経営者であると同時にプレーヤーである場合が多く、自身の体力を資本に社内・社外関係なく、まるでフィールドでプレイする選手のように駆け回っています。

また仕事(実務)ができる人ほど起業したあとプレーヤー社長になりやすく、実務に追われるがあまり監督業がおろそかになってしまうという話をよく聞きます、日中は営業で走り回り夜帰ってきてから資料作成、経理などの事務作業をこなさなくてはならないので当然そうなってしまいます。

そこで登場するのがオンラインアシスタントという選択肢です。

たまった雑務を処理するために人を採用するよりもオンラインアシスタントとして人材をアウトソーシングしたほうが間接部門の固定費が節約でき、教育を既に受けているオンラインアシスタントは、一から教育するアルバイトよりも優秀だと感じるはずです。

 

 

 

実際オンラインアシスタントにどんな雑務を頼むことができるのか?

サポート-01

高い人件費が安く済むのは良いけれど、やって欲しい雑務は作業範囲内なのか?

アシスタント業務をみてみましょう。

 

  • メールの確認、返信代行

⇒忙しいと朝と夜の2度になってしまいがちなメール処理、オンラインアシスタントなら失礼のないように返信代行を行ってくれます、特にお仕事のお問合せに対してはテンプレートを用意することでスピーディーな一次返信が可能になりスピード感を重要視されるクライアントからの受注率を引き上げることが期待できます。

 

2、アポイント調整

⇒メールまたは直接クライアントに連絡をしてアポイントを調整することができます、仕事が忙しくアポイントの調整だけで数日のやりとりが必要になったことがある方はオンラインアシスタントのアポイント調整業務に満足するはずです。

 

3、ビジネスランチなどの会食や出張、配車手配

⇒アポイントの内容によっては、食事をしながらの打ち合わせや遠方まで出張する必要がでてくることも十分に考えられます、オンラインアシスタントはアポイント調整の流れで会食や出張の手配を済ませます。

 

4、名刺管理

⇒雑務の中で一番優先順位が低くなってしまいがちな名刺整理、オンラインアシスタントに依頼すればデータベースへの登録だけでなく、会食などのデータと連動させるため、のちの経費計上作業が楽になります。

 

5、契約書の作成補助

⇒契約書の種類に限らず、オンラインアシスタントが契約に関わる書類の作成を補助します、ひな形があり必要項目を埋めていくようなルーチン作業であれば数を重ねることで最低限の説明で作業をオートメーション化させることもできます。

 

 

 

オンラインアシスタントの人物像

Young customer support representative

オンラインアシスタントといっても、実際の人間。

アポイント調整などで貴方のクライアントと話をする機会もあります、会社の顔としてアシスタント業務を任せることができるのか、オンラインアシスタントの主な採用基準から人間性をひも解いてみましょう。

 

オンラインアシスタントに向いている人柄は以下の通り。

 

  1. 正確性が求められる作業が得意であること。
  2. コミュニケーションが好き、得意であること。
  3. カスタマーサポートなど、電話やメールでの職務経験がある方。
  4. インターネットによる検索・調査が得意な方。
  5. ホスピタリティー精神を持ち合わせ体現できる方。
  6. 敬語など一般的なビジネス会話、メールの文書作成ができる方。
  7. 一次対応について早さを心がけると同時にスピード感の重要性について理解がある方。
  8. 秘書業務、営業アシスタント業務の経験があれば尚可。

 

庶務業務を行う正社員とオンラインアシスタントの比較

一般的に会社を大きくしていくためには、正社員を増やして事務所も大きくしていくといった投資が必要になりますが、はたして今現在の投資が一番効率的に会社の成長につながっているのでしょうか、例えば、営業と営業事務を増やす採用計画がある場合、営業事務をオンラインアシスタントに変えることで固定費を抑えることができ、営業を正社員でもう一名増やすという選択肢が生まれます。

単純な時給計算から見てもオンラインアシスタントの方が圧倒的に安く、社会保険料や福利厚生費を始め社内で仕事をするための雑費を全て含めるとオンラインアシスタントの方がコストを抑えて雑務を任せることができます。

もちろん、企業成長には人間成長をしていく正社員の存在が必要で、一概にコスト比較だけで優劣をつけるものではありませんが、少なくとも経営者層の方々にとって、新しく企業成長を支える手段の一つとしてオンラインアシスタントが選択肢に入ったことは間違いありません。

今後ますます注目を浴びるオンラインアシスタントという仕組み、活用するかどうかで3年後の会社の姿、変わっているかもしれません。