- アシスタントがいると嬉しいけれど面接等の採用活動をする時間がない
- 求人広告を出す際にも原稿を考える時間がない
- オンラインで仕事を依頼できると助かる！
こんなお悩みがありましたら、Gennyにご相談管d氏。
近年、オンラインアシスタントの導入を検討する企業様も増えています。
今回の記事では、オンラインアシスタントのメリットデメリットをご紹介します。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントの仕事内容や特徴についてご案内します。
オンラインアシスタントの特徴
オンラインアシスタントとは、自社の業務を社外のスタッフがインターネットを介して在宅で業務を担当してくれるサービスのこと。
最大の特徴は、スキルを持つ人材がいること。
必要な時だけ必要な分の業務を依頼することが可能です。
さらに、オフィスに出勤しないため、デスクやパソコンなどの設備を用意する必要がありません。
オンラインアシスタントの仕事内容
簡単に言えば、秘書のような業務をオンラインで行います。
具体的には、以下のような業務があります。
- スケジュール調整
- 出張の際の公共機関のチケット手配やホテルなどの予約）
- 会食手配（レストランのリサーチや予約）
- 議事録や資料作成
- メール、電話対応
等があります。
経理の中では、
- 記帳などの代行業務
- 売掛金、買掛金などの入金、支払い管理
- 請求書の作成、発行、支払管理
- 各種振込、納付代行
- 月次などの締め処理
等があります。
人事では、
- 面接スケジュール管理
- 応募者への連絡
- 採用関連事務手続き
- スカウト用DMの作成、送信代行
- 勤怠管理
等があります。
庶務や総務など会社の規模や業務の分担状況によっても異なりますが、今いるスタッフの業務をスムーズに進めるためのサポート的業務を依頼することが可能です。
企業によっては、営業アシスタント業務やマーケティング業務のサポート、Web運用の代行等もありますが、弊社のサービスでは、WebマーケティングやITデザインの専門部署もございますのでお気軽にご相談ください。
オンラインアシスタントのメリット
オンラインアシスタントを利用するメリットをご紹介します。
コア業務に集中できる
オンラインアシスタントを利用することで、経営者、事業部長などの管理職員のコア業務に集中しやすい環境を作りやすくなります。
バックオフィス業務の中でも、会社にとって欠かせない手続きや期日がある対象を外部に依頼することで、突発的に発生した案件の対応等に時間を使うことが可能になります。
余った時間を活用することで、新規のプロジェクトや今の人材育成に時間を使うことも可能です。
人件費や採用コストの削減
人件費の中には、社会保険料や交通費など支払いのコストを削減することができます。
採用コストとしては、広告の制作費、出稿期間の支払いが不要になります。
正社員、パート、アルバイト以外の派遣社員や契約社員など雇用形態を問わず、PCやソフトなどの設備費も節約ができます。
オフィス内の業務を行うための環境を用意する必要がないことは時間の節約にもつながります。
専門知識がある人に依頼が可能
専門知識がない方を採用すると、人材育成や教育に時間がかかります。
オンラインアシスタントのデメリット
オンラインアシスタントを利用する際のデメリットをご紹介します。
コミュニケーション用ツールが必要
オンラインアシスタントは、基本的にインターネットを介してZOOMやGoogle Meet等を利用してミーティングを行い、業務を依頼することになります。
連絡ツールやデータの共有方法など具体的な環境が用意されていない場合には、ツールやソフトの使い方を勉強する必要があります。
コミュニケーションスキルが必要
外部に仕事を依頼する際には、具体的に指示をすることが大切です。
- いつ
- 誰が
- 何を
- どこまで
- いつまでに
など業務内容を明確にする必要があります。
更に、業務の工程において、チャットで質問をされた際の対応も必要になります。
なるべく早く業務をスムーズにこなせるように、カレンダーなどの機能も紐づけておくことをおすすめします。
オンラインで対応できない業務もある
実際に会ってお話をするという活動はできません。
あくまでオンラインで完結する業務を依頼することになりますので、買い物を依頼したり、現地調査を依頼するなどの業務は難しくなります。
オンラインアシスタントの探し方
オンラインアシスタントは、別の言い方でオンライン秘書と呼ばれることもあります。
基本的な業務内容は同じですが、探し方によってヒットする会社が異なります。
まずは具体的な業務内容を決める
外部に依頼する前に、今回の業務の依頼内容を明確にしましょう。
明確にするポイントは、
- 1ヶ月での稼働時間目安
- 業務内容と工数
- 業務を依頼した後の社内の連絡担当者の選定
- 月額予算
等を具体的に絞り込むことが大切です。
専門的な業務であれば、有資格者に依頼するべきか、それとも資格を不要で経験がある方なら問題がないのかも決めておきましょう。
月額料金やオプション料金を比較
オンラインで業務を依頼する際には、月額費用以外のプランもあります。
基本料金に含まれる業務とオプションになる業務を比較しましょう。
セキュリティ対策などPC環境の確認
社内でWindowsを利用するスタッフのみの場合、業務を依頼するお相手にもWindowsを使用する方を探すことも大切です。
具体的なトラブルの事例をご紹介します。
ファイル形式に注目しましょう。
Macで作られたファイルを共有してもらったけれど、Windows上では確認できない。
こうしたこともありますので、必ず使用するOSも確認するようにしましょう。
オンラインアシスタントで選ばれる理由
弊社のサービスは、歯科医師、中小企業の管理職などからのご依頼が増えています。
具体的に選ばれる理由をご紹介します。
スポットの依頼が可能
月額料金を支払うほどの業務を依頼するつもりはない。
月末月初などの一定期間に集中的にサポートを依頼したい。
こうした業務内容をご相談の方にも選ばれています。
関係各位への連絡管理業務
中小企業の管理職で一時的に発生する業務の一つに採用活動があります。
具体的に、応募担当者の一次面接のスケジュール管理などを社内のスタッフでは対応できない。
こんなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。