突然ですが、こんな状況にお困りではありませんか？
- 事務員を増員するのは困難。
- 現在いるスタッフに、これ以上仕事を任せるのは申し訳ない
- 自分のやりたいことがあるのに時間が足りない！
こんな状況にお困りなら、オンラインアシスタントのご検討をおすすめします。
しかし、単に業務効率化やコストカットのみを検討すると、デメリットを見落とす可能性もあります。
今回の記事では、オンライン秘書のデメリットについて、わかりやすくご紹介しています。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、別の言い方では、オンライン秘書とも呼ばれています。
つまり、リモートで、以下のような業務を代行するサービスです。
- 事務処理
- 資料作成
- 請求書、納品書等の作成
- ホテルやレストランなど出張で利用する宿泊先の手配
- 電話やメールの対応
- スケジュール管理
部署としては、事務だけではありません。
経理、総務、財務等の業務を依頼することも可能です。
実際に利用している人はいるの？
まだ多くの個人事業主オーナー様や法人の幹部、管理職の方で、オンライン秘書の存在すら知らなかったという方もたくさんいらっしゃいます。
一方で、結婚、妊娠、出産などによる退職者に優秀な人材がいた会社様をはじめ、在宅勤務やフルリモート勤務を検討している方にコンタクトが取れる法人様では、どうでしょう。
直接雇用よりも手軽に依頼が可能なサービスを検討する企業も多くなっています。
- 大手企業出身者。
- 英語、中国語など語学力のある人。
など特定のスキルを求めている企業様では、オンラインアシスタントを中心に人材を探す動きが高まってきております。
オンラインアシスタントを利用するデメリット
どんなサービスにおいても、デメリットがゼロということはございません。
スキルが明確になっていない
個人の採用を実施する際には、履歴書、職務経歴書、面接等を行い、本人のスキルや経験等を確認することができます。
しかし、オンライン秘書サービスは違います。
採用基準を満たしたスタッフが在籍しています。
つまり、個々のスキルについては、詳細は不明な点もございます。
レベルやスキルの差を少なくするための教育環境が整っているかどうかを事前に確認することが大切です。
アシスタントの指名、交代
サービスの基本は、専任です。
つまり、途中で交代（チェンジ）ができるかどうかが重要です。
- 思っていたのと違う
- 変更を相談できない
- 担当者と相性が合わない
など、正社員を簡単に解雇できないのと同じように、契約後に簡単に入れ替えができないサービスもあります。
マニュアル以外の対応
オンラインアシスタントに依頼をする業務の中には、臨機応変に対応しなければいけない事案もございます。
例えば、自然災害などの影響により、交通機関の乱れが発生した際、次のスケジュール管理はどうする？
サービスによっては、チームが連携し、柔軟に対応を行っている会社もあります。
しかし、あくまで個人に依存し、想定外の業務が発生した際にも関与をしないというスタイルの会社もあります。
実際に急な対応を迫られた際には、どのようにサービスを提供してくれるのか？という点も事前に確認しておくようにしましょう。
セキュリティ面への不安
業務上、パソコンやタブレットを使用しての業務が中心になります。
「端末へのセキュリティ対策等が徹底されているのか？」
もし万が一、ファイルの送受信などによるウイルスやバグが侵入するような環境で仕事が行われていたら？
チャットツールの種類だけでなく、オンラインで作業をしている端末の環境等も確認をするようにしましょう。
スキルと業務で価格が変化する？
人材を確保するためのコストはどのように決められているのかを確認しましょう。
例えば、専門職であることや経験年数、スキルなどによって、個別のランク付けが実施されている会社もあります。
一方で、一定の基準を満たしているスタッフのみをご紹介するため、一律である会社もあります。
契約期間と費用だけでなく、個人の経験やスキルに基づく料金設定なども確認しておきましょう。
時間の制限や制約
正社員や派遣社員、パート、アルバイトとは違い、自分の依頼したい時だけ、依頼したい仕事をこなしてほしい。
こんな依頼が可能な会社ばかりではありません。
- 追加費用の有無
- 時間の縛り（開始と終了時間）
- 残業の対応不可
など、アシスタント導入前には、労働条件についても比較検討するようにしましょう。
オンラインアシスタントを使うメリット
オンライン秘書を使ったことがない。
実際に使ったことがないサービスを想像するのは困難です。
しかし、利用直後から感じられるメリットもあります。
- コア業務に集中できる
- 人材確保のための求人、面接、育成の時間が必要ない
- 即戦力を探せる
- 専門的なスキルを求めることが可能になる
人材不足が深刻化する現場にいらっしゃる場合は、一人を採用してから一人前に育てるまでには、多くの人材の工数を必要とします。
しかし、オンラインアシスタントであれば、依頼内容をこなせるスキルを持つスタッフにその日から仕事を依頼することが可能になります。
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