オンライン秘書で業務効率化は可能?選び方を解説

「スケジュール管理が大変になってきた」

「経費精算の申請手続きがめんどくさい」

「本業の仕事が思うように進まない!」

こんなストレスはありませんか?

今自分のやるべきことだけに集中できる環境にするにはどうすればいいのでしょうか?

この答えは、業務を細分化することと、業務分担の仕組みを整えること。

今回の記事では、オンライン秘書サービスを利用する前に知っておくべき業務範囲やメリットデメリットをわかりやすく解説します。

あわせて、サービスの選び方や比較ポイント等もご紹介しています。

オンライン秘書サービスとは

 

オンライン秘書サービスとは、インターネットを利用して、オンラインで業務をサポートしてくれるサービスのことです。

簡単に言えば、テレワーク環境で、業務の一部を委託すること。

オンライン秘書を導入するきっかけ

以下のような悩みはありませんか?

  • 人を採用したいと考えたが、いい人材が見つからない
  • 採用したいと思っても、デスクや分業するスペースが足りない
  • 募集広告の打合せや毎月の経費申請に時間がかかりそうだ

もし、1つでも当てはまるなら、オンライン秘書を検討するチャンスかもしれません。

目的やニーズが明確な時ほど、より専門的なスタッフを見つけやすくなります。

 

オンライン秘書サービスの業務内容

オンライン秘書サービスでどんな仕事を依頼できるのでしょうか?

こんな疑問にお答えします。

秘書業務

  • スケジュール管理、調整
  • アポイントメントの管理
  • 進捗状況やタスクの管理
  • クライアントの窓口業務
  • メールや電話対応
  • 雑務

など、秘書というツールを利用することで、時間を有効に使うことが可能です。

経理、財務、人事

  • 月末月初に提出する経費精算申請
  • 請求書発行、発送の手配
  • 見積書の作成
  • 在庫及び売上管理
  • 決算書や事業計画書の作成
  • 研修やセミナーの手配

基本的には、最終決定をする一歩手前の申請や管理、書面作成業務を中心にサポートが可能です。

経験豊富な人材であれば、より幅広いバックオフィス業務をカバーすることが可能です。

マーケティング

  • WebやSNSの運用管理
  • コンテンツ制作
  • 各種広告運用
  • リード獲得のためのリサーチ、分析
  • 名刺のデータ入力

営業支援の存在が必要になった中間管理職のサポート業務を行うサービスもあります。

特に、マーケティング用の記事作成などは、時間と手間がかかりますが、それなりのスキルも必要となります。

専門性の高い業務ほど、コストはかかりやすい傾向があります。

制作業務

  • 簡単なコーディング業務
  • 画像加工やバナー作成
  • 言語の翻訳
  • Webサイトのカスタマイズ

Webマーケティング会社で人手不足になった際に、クラウドサービスを利用する会社も増えました。

しかし、自分たちの求めているスキルと合わない等の事情により、人手不足が深刻化していませんか?

具体的に何を制作するのかが決まっている状況であれば、相談が可能なサービスもございます。

 

オンライン秘書の探し方、選び方

オンライン秘書サービスの比較ポイントをご紹介します。

対応業務の範囲

サービス会社はいろいろあります。

しかし、実際に業務の範囲は会社によって、大きく異なります。

  • 目的
  • 用途
  • 期間

など条件を照らし合わせていくことが重要です。

人材の質と代替案

もし合わない時には、他の人に変えてもらうことは可能でしょうか?

正社員や契約社員を採用した際には、難しい相談ですが、オンライン秘書であれば、相談しやすくなります。

基準の内容をチェックして、実際に登録されている人のクオリティを確認する。

もし万が一、合わない場合は、更新しやすい契約期間を選ぶことも大切です。

利用プランとお試し期間

Gennyが選ばれる理由の一つに、お試し期間というサービスがございます。

10日間のお試しプランがございます。

2ヵ月プランの2ヵ月間は最低ご利用期間となりますが、雇用リスクを背負うことなく、スムーズに入れ替えなどの相談が可能となっております。

さらに、カスタムプランも人気です。

専門的な業務を組み合わせることも可能です。

経理、総務の中間のような仕事をお願いしたい。

こんな悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。