立替精算書とは、ビジネス取引において支出した経費を整理し、返済や精算を行うための重要な文書です。
この文書は、経費の透明性を維持し、帳簿管理や税務処理を円滑に進めるために不可欠です。
今回の記事では、立替精算書の基本概念から用途、保存義務までを詳しく解説します。
立替精算とは？
立替精算は、会社が従業員やビジネスパートナーに代わって支出した経費を、それらの関係者に返済または精算するプロセスです。
立替精算書はこのプロセスを文書化し、支払いや返済の詳細を明示します。
これにより、支出の透明性が確保され、正確な経費の精算が行われます。
立替精算書の保存期間
立替精算書はビジネスにおいて重要な文書であり、税務申告や監査などの目的で長期間保管する必要があります。
法的要件に基づき、7年間保存されるべきです。
経費精算の帳簿と領収書の保存が義務付けられています。
保存期間内は、帳簿も領収書も破棄してはいけません。
正確な帳簿管理と文書保存は、会社の信頼性と法的コンプライアンスを確保するために不可欠です。
立替精算書と請求書の違い
立替精算書と請求書は、いくつかの点で異なります。
立替精算書は支出の精算を目的とし、支払い済みの経費を文書化します。
一方、請求書は取引の一環として支払いを要求する文書です。
立替精算書は支出の精算を行うために内部で使用されます。
請求書は外部へ送付されて支払いを促します。
インボイス制度下の立替精算書
インボイス制度の開始に伴い、重要なのは立替してもらう場合の請求書等の保存期間となります。
適格請求書の保存対象
会社が仕入れ税額控除を行うための適格請求書の写しおよび立替金精算書の保存が必要となります。
【請求書等の交付を受け釣ることが困難な場合】
仕入税額控除が認められる課税仕入れに該当する場合に限り、一定の事項を帳簿に記載し、保存することで仕入れ税額控除を行うことが可能になります。