- スタッフが辞めてしまったことでマスト業務が増えてしまった
- 新人教育や育成の業務が入ったため、なかなか自分の仕事ができない
- 事務作業の時間が取れない時にはどうすればいいのかな？
中間管理職や自営業の営業などを行っていると、事務所に戻ってから、事務処理を行う時間が取れないという悩みは多いようです。
そんな時には、外部に事務処理を依頼するサービスのご利用をご検討ください。
今回の記事では、事務作業の時間が取れない管理職や自営業の悩みや解決方法をわかりやすく解説します。
事務作業が取れない管理職の悩み
自分の仕事をこなすことで精いっぱい。
雑務をこなす時間がない。
こんなお悩みはありませんか？
重要な業務への集中
管理職の業務はいろいろあります。
チームやプロジェクトの統括
戦略的な判断
現状の課題への対応や対策、対処
などが複数同時に求められるため、事務作業に時間を割く余裕がないことがあります。
会議や打ち合わせの多さ
管理職は他のメンバーや関係者とのコミュニケーションを図るといった大義名分で会議や打ち合わせの時間が事務作業の時間を圧迫することがあります。
複数の責任の兼務
日常業務
戦略的な業務
上層部との会談や面談
などのバランスが難しくなります。
そのため、事務作業に割ける時間が限られてしまうことがあります。
事務作業の時間がない時の悩み
業務の遅延やミスのリスク
事務作業に割ける時間が不足することで、次のようなリスクが高まります。
業務の遅延
ミスが発生する可能性が高まる
新規文書作成や報告書の作成の遅延
データの分析など、正確かつ時間をかけて行わなければならない作業に対してストレスが増加。
などの問題が発生しやすくなります。
個人の成長やスキルアップの制約
事務作業に時間を割くことで、次のような課題もあります。
自身のスキルや知識を深める機会が制約される。
管理職としての業務に集中しなければいけないため、他のことが手に付かなくなる。
視野が狭くなる可能性があります。
業務は重要ですが、自己成長やキャリアの発展にも時間を割きたいという悩みが生じることがあります。
ワークライフバランスの調整
事務作業に時間を割くことができない場合、仕事とプライベートの時間のバランスが崩れてしまうことがあります。
長時間の勤務。
提出期限。
残業が続くことでストレスが蓄積し、生活の質や健康への影響を懸念することがあります。
事務作業の時間がない時の対処法
優先順位の見直し
現在担当している業務の中で次の要素に基づき、優先順位を決定しましょう。
- 期日
- 提出先
- その後への影響力
重要な業務をまず先に片づけることだけを考えましょう。
委任先の選定
重要な業務と事務作業の優先順位を見直した上で、時間を適切に配分することが必要です。
重要な業務に集中したいため、事務作業を任せる外部や内部の担当を検討しましょう。
デリゲーションや委任
他のメンバーやチームに一部の事務作業を委任することも解決法の一つです。
複数の部署がある中小企業であれば、自身の時間を確保することができます。
適切な役割分担とチームメンバーの活用を検討してもらいましょう。
自営業の場合には、早めに外部のサービスを探すことが大切です。
自己管理スキルの向上
タイムマネジメントや効果的な仕事の進め方に関するスキルを向上させましょう。
Googleカレンダーなどを活用することで時間を効果的に活用することができます。
時間の使い方を見直し、効率的な作業方法を探求しましょう。
チームや上司とのコミュニケーション
自身の時間制約や悩みを上司やチームと共有しましょう。
協力やサポートを仰ぐことも重要です。
オンラインやフルリモートといった通勤時間を節約する柔軟な働き方
業務の見直し
外部サービスの利用検討
などを提案しましょう。
状況に応じた対策を幅広く提案することも大切です。
オンライン秘書サービスの活用方法
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