- 院長秘書がいない。
- 地域の往診や連携医療機関へ行く頻度が高くなりそうだ！
- 院長秘書を探すにはどうすればいいのだろう・
こんな探し方でお困りでしたら、Gennyにご相談ください。
今回の記事では、院長秘書業務の流れや向いてる人の特徴をわかりやすく解説します。
院長秘書とは？
院長秘書とは、医療機関や病院などの院長（医院のオーナー）の補佐を担う専門職のことを指します。
院長秘書の役割
医療現場では、医師が医療業務に専念できるように、経営や事務手続きなどのバックオフィス業務をサポートする重要な役割を果たします。
院長秘書は、経営者としての院長の代わりに多岐にわたる業務を管理し、スムーズな医療機関の運営に貢献します。
院長秘書の仕事内容
院長秘書の仕事内容は、医療機関の規模や特性によって異なります。
一般的な個人診療所の仕事内容には以下のようなものが含まれます。
院内経営のサポート
医療機関の経営戦略の立案や実行をサポートし、業績向上や効率化に貢献する。
予定管理
- 往診の管理
- 当日の予約状況
- MRとの勉強会のスケジュール管理
- 面談スケジュールの調整
- 学会などの出席手配や移動手段、遠方であれば宿泊先などの手配
- その他の交渉の予定
などのスケジュール管理を行います。
会議・議事録作成
院内の会議を運営し、議事録を作成して情報共有を行います。
人事・労務管理
スタッフの求人票手配、面接のスケジュール管理、採用や配置、勤怠管理などの人事業務を担当します。
医療機器のメンテナンス,医薬品の調達
必要な医療機器や備品の調達手配を行います。
経理・財務管理
会計業務
予算の作成
月末での収支管理
などを行い、財務の健全な運営をサポートします。
患者対応
患者からの問い合わせやクレーム対応を行います。
最終的に、患者満足度の向上を図るための施策までの検討、提案を行います。
院長秘書の1日のスケジュール
院長秘書の1日のスケジュールは、多岐にわたる業務をこなす必要があります。
- 朝の対応：朝礼の準備や院長のスケジュール確認を行う。
- 院内会議：スタッフとの朝会や週次会議を運営しながら、議事録を作成します。
- 外部の調整：外部の取引先や患者との会議や面会の調整を行います。
- 経営戦略の検討：経営会議に参加し、医療機関の戦略的な課題を検討します。
- 人事・労務業務：新規スタッフの面接や勤怠管理、採用手続きを行います。
- 経理・財務業務：経理業務の確認や財務レポートの作成を行います。
- 患者対応：問い合わせやクレーム対応を行い、患者の声を聞き届けます。
- 院内調整：スタッフとのコミュニケーションを図り、院内の円滑な連携をサポートを行います。
- 業務改善：院内の業務プロセスや効率化の改善を検討します。
- 夜の対応：院長のスケジュール確認や次日の準備を行います。
院長秘書に向いている人の特徴
院長秘書の仕事は責任が大きくなります。
高い専門性と人間性が求められる役割です。
院長秘書に向いている人の特徴は以下のようになります。
- コミュニケーション能力：スタッフや患者と円滑なコミュニケーションを取ることが重要です。
- 組織力：複数の業務を同時に進め、効率よく管理する能力が必要です。
- プライオリティ設定：重要な仕事を優先的に処理し、時間管理ができることが求められます。
- 責任感：院長のサポートとして、医療機関の運営に責任を持てる人物が求められます。
- 医療知識：医療機関での仕事の特性上、医療知識を持つことが望まれます。
院長秘書が必要なオーナー様へ
医療機関の経営者である院長にとって、院長秘書は重要な存在です。
院長秘書がいることで、以下のようなメリットが得られます。
- 業務負担軽減：多岐にわたる業務を行うことで、診療以外の業務負担が軽減されます。
- 経営戦略のサポート：経営戦略の立案や実行をサポートすることで、医療機関の見えない部分の見える化が可能になります。
- 患者対応の向上：患者対応を事前に行っていることで、患者満足度を把握することが出来ますし、向上させる方法や信頼を回復させる方法の早期対策も可能になります。
- チームのまとめ役：秘書がスタッフとのコミュニケーションを円滑に行うことで、チームのまとめ役として機能します。
- 経営改善の推進：秘書が業務改善や効率化の提案を行うことで、医療機関の運営が向上します。
上記のようなメリットを少しでも体験したい方は、お気軽にご相談ください。