仕事が忙しくなり、自分ひとりの身体では追い付かなくなったとき、秘書を雇うという選択肢を選ぶ人も多いでしょう。秘書を雇うことで、仕事を分担できるほか、自分の身の回りを注意して見てくれる人がいるという安心感もあり、業務効率を上げるきっかけにもなります。
そんなとき、経営者（ボス）が考えたいのが秘書と部下との関係性です。秘書は仕事柄、必然的にボスと一緒にいる機会が多くなるでしょう。ボス自身特に何も感じていなくても、秘書が常にボスと一緒にいることに対して良くない印象を持つ社員がいることもあります。
そういった状況を生み出さないために、秘書と社員との関係性について改めて考えておきたいものです。
会社全体への気遣いが”ギャップ”をなくす
秘書とは一般的にどのようなイメージでしょうか？世間的に見て、テキパキ仕事をこなすデキる女性、才色兼備、華やかな仕事といったイメージがあるようです。その一方、一部の意見では、高飛車、お高くとまっている、などといった意見も。
ボスはわかっているかと思いますが、秘書の仕事は決して華やかなものばかりではありません。地味な作業を淡々とこなしたり、ボスや会社のために汗だくになって走り回ることもあります。しかし、企業によっては意外とその事実に気付かない社員も多く、そういったイメージと現実のギャップに悩む秘書も少なくありません。
一般社員と秘書の間でこのようなギャップが生まれてしまうと、会社全体のモチベーションが下がってしまうことにも繋がります。
そんな状況を生み出さないためには、ボスの心遣いが何より大切です。ボスだからこそわかる秘書の仕事の大変さもあるでしょう。“秘書ばかり良い待遇を受けている”といったイメージを与えないために、秘書の必要性を社内全体に浸透させつつ、忙しい中でも社員全員に気を配ることができるのがベストだと考えます。また、秘書が一人で抱え込んでしまうのを防ぐためにもフォローを忘れないようにしましょう。
信頼関係を徹底する
ボスによっては、秘書と情報を常に共有しておきたいという人もいるでしょう。
そういったとき、秘書は機密にしておかなければならない情報が他の社員より必然的に多くなります。
秘書として雇われている以上、当たり前のことではありますが、うっかり口を滑らせて機密情報が漏れてしまったなんてことにならないよう、ボスと秘書との間で機密情報の取り扱いは徹底しておくようにしましょう。
万が一、漏れてはいけない機密情報が一般社員に漏れてしまうようなことがあれば、秘書だけでなくボスの信頼にも関わってきます。
普段秘書としての仕事を全うしていたとしても、それだけで不信感が漂ってしまう原因にもなりかねません。そういった状況にならないよう、未然に防ぐための働きかけを常日頃行っておくことも必要だと考えます。
会社の意識向上は秘書室から
秘書は実は会社のモチベーション向上に重要な役割を果たしています。上記に記したとおり、秘書はやはり何かと注目を集める立場にいます。逆に言えば、その立場を利用して常に明るく振る舞うことで、忙しい社員の癒しになったり、元気をもらえたりするのではないでしょうか。
秘書を経験したことがある人の中には、秘書は女優になりきらなければならないという人もいるほど、個人の感情や気分に左右されることなく日々振る舞う必要があります。秘書がテンションの低いままでは、ボスを含め会社の士気低下につながってしまうこともあるのです。
ボスを含む秘書室からイキイキと仕事を行うことで、だんだんと他の社員にも活気があふれ、会社全体が盛り上がってくるのではないでしょうか。
とはいえ、いくら秘書といえど忙しい中で常に明るく振る舞うというのは大変なものです。そういったときこそ、ボスからちょっとした言葉をかけてもらえることで、より頑張ろうと思えるきっかけになるのではないでしょうか。
ボスを中心に、秘書を含む社員全員で思いやりを持った一体感のある企業になれたら最高ですよね。
いかがでしたか？
日々の忙しい業務に追われていると、なかなか社内の人間関係にまで目を向けられなくなってきます。忙しくてそこまで気を遣っていられないという人もいるでしょう。
そんな余裕がないなと感じられる人におすすめしたいのが、まず秘書を正式に雇う前にオンライン秘書を利用してみることです。オンライン秘書であれば、オンライン上で仕事が進むため、そういった社内の人間関係に悩まされる必要もなくなります。
ちょっとした雑務を頼む程度であれば、実際に秘書を雇うよりも安い価格で良質なサービスを受けることができるでしょう。
とりあえず業務をこなしてくれる人がほしい、社内の人間関係に気を遣う余裕がないという人はぜひ利用してみてはいかがでしょうか。
良い企業は社内の良い空気感から作り出されるものです。会社にとってベストな状態を考え、それぞれの会社に合った選択をしましょう。