経営者が学ぶべきエラーを防止するスケジュール管理術

消費した時間はたとえ1分、1秒という小さな単位であっても戻ってきません。あなたの消費した時間は大国の国家予算を投じても買い戻せないのです。経営者の方に限りませんが、誰もが1度は『1日が24時間以上あれば』と思ったことがあるでしょう。
時間は何より高価なものと考えるべきです。
仕事によるストレス軽減のためプライベートな時間を確保しつつ、質の高い仕事を提供するためには1分1秒でも無駄にせず効率良く仕事を進めていく必要があります。適切で綿密なスケジュールを立てることでミスやエラーを防止することも可能です。

スケジュール

顧客やアシスタントの時間も尊重する

自分の時間を大切にすることはもちろんですが、顧客、秘書をはじめとした従業員の時間も尊重する必要があります。自分の時間が確保できても、顧客や従業員にしわ寄せがくるようでは経営者失格です。
スケジュールをうまく整理し、管理することができれば顧客や従業員の時間を無駄にすることもなく円滑に関係を継続していくことができ、仕事の質や生産性も上がります。

スケジュール管理をするときのポイント

▶プライベートとビジネス用の仕事は分けない
特に経営者やフリーランスなどの自営はプライベートの時間をうまく確保できない方が多く、気付けば仕事の予定ですべて埋まっていた、ということもあり得ます。また、手帳はアプリでもアナログでも複数持てば持つほど管理が難しくなり、エラーが生じやすくなる傾向にあります。
おすすめは、プライベートと仕事を同じ手帳で管理し、それぞれの予定を色ペンで書き分ける、付箋を使うなどの工夫をすることです。長く仕事を続けていくためにプライベート、休養の時間は必ず確保しましょう。

▶スケジュールは細かく立てる
移動時間やその日に行うタスクも締め切りと一緒に細かく書き込みます。予定が小刻みになるとストレスが生じやすいと思う方がいらっしゃるかもしれませんが逆です。隙間時間を発見しやすく、リフレッシュ時間や普段は後回しにしがちな仕事の時間を確保できるため、逆にストレスが軽減します。急なアポや仕事も稼働が可能かすぐに判断できます。

▶作業能率を考えたスケジュールの組み立てを行う
慣れるまでは少し難しいかもしれませんが、時間毎に作業能率を振り返り、集中力・継続力の高い時間に細かく、大切な仕事を進められるようにスケジュールを立てましょう。1日の終わりにスケジュールを見直しながら自分の仕事について振り返る時間を5分でも確保し、分析することをおすすめします。
一般的に満腹になると集中力や仕事能率が下がりやすいとされていますので、午後イチはルーチンなどを入れると良いでしょう。

▶重要な予定には目印をつける
顧客との打ち合わせなど、絶対に外せない仕事には目印をつけましょう。つまりスケジュールに優先順位をつけるということです。スケジュールの組み直しが必要になったときにすぐに動かせるのか、動かせない予定なのかわかります。スケジュールの組み立ては慎重に行う必要があります。

手帳とアプリ~アナログとデジタル両方利用する

デジタル時代と言われる近年では、すべてのスケジュールをアプリで管理しているという方も多いと思いますが、おすすめはアナログ、つまり手帳との併用です。
それぞれのメリット・デメリットを確認し、上手に取り入れることをおすすめします。

□手帳
メリット
・使い方の自由度が高い
・バッテリーの心配がない
・すぐに書ける
デメリット
・荷物としてかさばる
・過去や未来のスケジュールが一瞬で確認できない
・共有できない

□デジタル
メリット
・共有できる
・過去や未来のスケジュールが一瞬で確認できる
・アラートができる
デメリット
・バッテリーの心配がある
・会議や打ち合わせに出しにくい
・エラーでデータが消える可能性もある

デジタル時代にあっても毎年様々なスケジュールが発売され、廃れないには理由があります。手帳は自由度が高く、目標や小さなメモなども書き込めるのが最大のメリットかもしれません。自己啓発やモチベーションにもつながります。
デジタルは社内共有、データの添付ができるものもありますので、社内で今誰が何をしているのかを把握できるため大変便利です。タスク管理はどちらも向いていますが、手帳に書き込んだタスクを達成の度に線で消していくのは、一瞬で何が終わっているのか把握しやすく達成感もあって良いかもしれません。

スケジュール2

いかがでしたか?スケジュール管理は時間の捻出にも役立ちます。空いた時間で今より仕事の質を上げるためにはどうしたら良いのか、また新しい仕事のアイデアを考える時間にもあてられます。仕事の質、生産性向上のためにも是非スケジュールの見直しをはかりましょう。