2016年現在、世界中でオンライン秘書が広まりその存在が脅かされているオフラインの方の秘書、皆さんはどのようなイメージを抱いていますか?
男勝り、モテモテ、まとめ髪でピンヒールを履いてそう?
実際に秘書の世界をのぞいてみるとそのようなことはなく、イメージばかりが先行していることがわかります。
今回は仕事内容、実際の声などを見ながら秘書への理解を深めてみましょう。
決して華やかではない秘書の仕事
秘書の仕事についてどのようなイメージをもっていますか?
担当する社長や役員のスケジュール管理、連絡の一次応対を行い、移動する際はBossの後ろを姿勢よく歩き、いつでもキリッとしている印象をもっている方が多いのではないでしょうか。
一見、花形に見られがちな仕事ですが実際は「スケジュール管理」や「顧客対応」だけでなく、「会議室の手配」「お茶入れ」「取引先へのアポイント」「出張時のチケット手配」「旅費精算」など地味で細かい作業ばかりこなして、時には1つの資料を見つけ出すために資料室で段ボール箱を数十箱上げ下ろしするといった力仕事もこなさなくてはなりません。
さらに秘書という仕事は、ビジネスワイフと揶揄されるほどの気遣いが必要で、マナーや教養、仕事の処理能力とは別に、先回りしてBossのためになる事、Bossがメインの仕事に割ける時間をできるだけ捻出してあげたいという気持ちが評価につながります。
Bossとの信頼関係が培われて初めて一人前!気遣いに評価の重きがおかれている点は他の職種と違うところではないでしょうか。
秘書が教える秘書の適正
秘書検定があれば秘書になれると思ったら大間違い、どんな人が秘書に向いているのか現役、OBの経験談から適正をチェックしてみましょう。
孤独でも心が揺らがない人
⇒関わる人は基本的に担当するBossだけ、横のつながりで仕事をすることが少ないので孤独で寂しいと感じるかもしれません。
黒子に徹することができる人
⇒花形としてキラキラしていると思っているのであれば、現実とのギャップに悩んでしまう人も・・・私は黒子!そう思い続けることが秘書としての生きる道です。
五歩でも十歩でも下がることができる人
⇒一つ一つのことにモヤモヤしてしまう人に秘書業は難しいかもしれません。
ITスキル
⇒Bossによってはメールの設定やネットワーク、インターネットに疎い方もいます、そんな時一番近くにいる秘書に聞いて解決できたらBossからの評価は高くなるはず。
記憶力
⇒年に数回レベルでしか来社されないエグゼクティブ層のお客様に対して顔や好みなどを覚えていれば対応力が上がりBossの顔もたちます。
現状認識力
⇒BossだけでなくBossに関わる役員や社員の動きをつかんでおくことで質問にもすぐ答えることができ、より頼られる存在になることができます。
コミュニケーション能力
⇒自分がお母さんになったつもりでお世話しながらも、娘になったつもりで接するとBossが気持ちよく接することができます。
秘書をやっていてよかったこと!
健診的にBossの影となり支える秘書業務のなかでも、ささやかながらやっていてよかったと思える事、秘書を続けてきたからこそ得ることができた能力とは。
・Bossのお客様からいただいたお土産が自分のものとなる場合が多い!これぞ秘書の特権ですね、古今東西高級菓子折りで勝負したら勝てる気がしません。
・慶弔に関する常識や丁寧な接遇について学び体得できたこと!一生モノの知識とスキルではないでしょうか。以外に知らないままの人も多いはず。
・PTAの仕事で褒められる!こちらは秘書OBからの意見ですね、会議資料の作成や各委員、担当者、先生への根回しは完璧にこなします。
秘書をやっていて嫌な思いをしたこと・・・
秘書ならではの嫌な事、大体予想のとおりでした。
・楽、媚びているなど理解が無い言葉を掛けられた!女性として気に入れられれば働くことができる環境だと思われている。
・秘書=セクシーという固定概念で見られる、色っぽさなんて備わってない!
・華やかな仕事と思われるが、それは人前で人一倍気を付けて愛想よくしているから!
・高飛車なイメージをもたれる、実際に仕事ができる人が多いので男勝りで気が強い感じが伝わっているかもしれない、ただし本当にできる人は高飛車なイメージすら持たれないように自分をつくる。
・板挟みになる、中間管理職と一緒でBossとBossに関わる人との間で板挟みになることが多い!直接言い合ってほしいと何度も思った。
・小さなミスが直接役員に伝わる恐怖、おかげでミスをしなくなるが精神衛生上よくない。
秘書あるある
「ランチで和食を選ぶことが自然と増えている」
「担当社長、役員をBossと呼ぶ」
「専属の運転手と仲良くなるとなにかと助けてくれる」
いかがでしたか?あなたの知らない秘書の世界!あなたの秘書に対するイメージは変わりましたか?あなたの周りに秘書として頑張っている方がいましたら労いの言葉を掛けて、誤解していることがあったらこの機会に謝っておきましょう。