オンライン秘書だけでなく、外部とのパソコン内にあるデータのやり取りを行う際に便利なのが、「共有フォルダ」。
Goolgeドライブ等無料で利用可能なサービスもあります。
共有フォルダを利用することで、ファイルをメールで送信する手間を省くことも可能です。
業務の効率化のため、社内ではSlackやChatworkを利用し、ファイルはすべてクラウドサービスを経由させる企業も増えています。
しかし、問題がないわけではありません。
「外部の業者や秘書に共有フォルダを利用する際には、どうしたらよいのか？」
今回の記事では、オンライン秘書をご検討の企業様向けに、共有フォルダの使い方について解説します。
共有フォルダとは
共有フォルダとは、簡単に言えば、パソコン内部や外部記憶装置（HDDやメモリカード）内のフォルダやディレクトリなど指定する領域ををネットワーク上で他の端末（コンピュータ）からも参照できるように設定されたものです。
共有フォルダの設定方法
共有フォルダを設定する方法は複数あります。
WindowsPC
OSがWindowsのパソコンを利用している場合には、共有機能を使用することが可能です。
やり方の手順をご紹介します。
- 共有したいフォルダを右クリックします。
- 表示されるメニュー内から「アクセスを許可する」にマウスカーソルをあわせます。
- 「特定のユーザー」をクリックします。
- 「ファイルの共有」ボタンをクリックします。
- 表示される一覧から「対象を選択し「追加」ボタンをクリックします。
作業的にはそこまで難しい内容ではありません。
Window11でのフォルダ共有の場合も同じです。
ネットワークストレージを利用
ネットワークストレージとは、NASとも呼ばれています。
NASとは、「Network Attached Storage」の略です。
簡単に言えば、ネットワーク接続対応のストレージ（補助記憶装置）のことです。
Wndows接続のやり方
- スタートボタン等で「検索」をクリックします。
- NASのアドレスを入力し、エンターキーを押します。
- NASで作成された共有フォルダが表示されることを確認します。
- 共有フォルダを右クリックします。
- ネット―ワークドライブの割り当てを選択します。
- ネットワークドライブで使用するドライブ文字を入力します。
- 「再接続とログイン」と「異なる認証情報を使用して接続する」をチェックします。
- 終了をクリックします。
- NASユーザーとパスワードを入力します。
- 「認証情報を記憶する」のチェックボックスを選択します。
- 終了をクリックします。
- エクスプローラーでPCを選択します。
- ネットワークの場所の下に共有ネットワークが表示されていることを確認します。
- サーバー名でNASに接続します。
- 「サービス」から「SMB]の順に選択します。
- 「SMBを有効にする」、「WS-Discoveryを有効にする」のチェックボックスを選択します。
- 適用をクリックします。
- Windowsのタスクバーの検索を利用して、サーバー名を入力して表示されるのかを確認しておきましょう
あとは、ログインのIDとパスワードを入力し、OKでログインができれば作業終了です。
クラウドストレージ
クラウドストレージとは、「Googleドライブ」や「Share Point」とよばれるサービスです。
オンライン上にファイルを保存。
それぞれのアカウントを招待することで限られた人間のみにアクセス権を与えることも可能です。
閲覧のみ、編集者などの権限も選択することが可能ですから、容易にファイルのやり取りが可能になります。
クラウドストレージは簡単です
- 会社のパソコンで設定を行うのが面倒だ。
- 専門知識を持つスタッフが誰もいない。
こうした環境なら、まずはクラウドストレージを利用することをおすすめします。
クラウドストレージを利用するメリットについて、解説します。
時間も場所も端末も選ばない
クラウドストレージは、わかりやすく言えば、ストリーミング再生をするファイルを再生しているのと同じです。
インターネットに接続可能な端末さえあれば、時間も場所も端末さえ本人の確認が可能な範囲であれば、対応可能です。
外出が多く、出先でデータの確認を求められる方にも安心して利用することが可能です。
ファイルの一元管理
クラウドで共有することで、ファイルを一元管理することが可能です。
一元管理とは、経営資源であるヒト、モノ、お金、情報を一括で管理することをさします。
つまり、
- アクセスする人を限定する。
- アクセスを許可するファイルを指定する
- お金をかけない
- 情報を限られた人にのみ開示する
などの管理体制が簡単になります。
万が一、トラブルが発生した際にも、社内全員を疑うよりもまずは絞り込んで確認できるのも魅力です。
コスト削減
Googleドライブは、Googleアカウントに登録をすれば、誰でも無料で利用ができます。
初期費用も掛かりませんので、費用が大幅にカットできます。
オンライン秘書向けの共有フォルダの作り方
アクセス権の設定方法
複数台のパソコンやタブレット、スマホでファイルを共有しますから、当然閲覧、編集等の設定が必要な対象が分かれます。
例えば、
スケジュール管理は、編集が前提です。
決算書類等は、閲覧のみでも問題ありません。
などファイルごとに、操作可能な内容を絞り込むことが重要です。
ファイルが共有できない時の対処法
万が一、いずれかのネットワークで障害やエラーが生じた際には、ネットワークの詳細設定等も開くことが難しい状況になります。
あくまで、共有すべきファイルは、緊急性がある場合、別途異なる方法を用いて共有することも検討しておくことが大切です。
ファイル共有前の確認事項
オンライン秘書や外部と共有する際には、必ず事前に確認しておくべき項目があります。
アクセス権
特に外部の業者の場合、会社単位にするのか、個人とするのかを確認しておくことも大切です。
先方の担当者が退職した際に、個人にしておくと、外部からのアクセスも可能になってしまうので注意が必要です。
会社単位とすると、その会社のアカウントを知るスタッフ全員が閲覧できることになります。
つまり、共有する際には、限られた人間のみが知るアカウントを利用することも大切です。
セキュリティ対策
共有ファイルにアクセスするパソコンやスマートフォン、タブレット等のセキュリティ管理の情報を確認しておきましょう。
具体的には、ウィルスソフトを稼働しているのかをチェックすることが大切です。
ID・パスワードの管理
ユーザーIDとパスワードはを初期で設定したまま同じものを利用するのは適切とはいえません。
可能であれば、ヒューマンエラーも考慮し、定期的にパスワードを再設定することをおすすめします。
運用前の不安もご相談ください
- データの管理に自信が無い
- 何を共有すればいいのかわからない
- フォルダの設定などパソコン上の設定に弱い
本業が忙しい状況では、なかなか自分のパソコンすら、設定等を変更したことが無い方もいらっしゃいます。
そんな時には、まずはお気軽にご相談ください。
データの管理方法もサポートします
- フォルダの指定や名称の付け方
- 階層の設定
- ファイル名の付け方
など事前に準備すべきポイントは、契約前でもお気軽にご相談ください。
一旦、設定した内容をまた改めて変更すると、どこに配置したのか忘れてしまうこともあります。
ですから、サービス運用前に双方が設定状況を確認することで、サービス利用中の業務上のトラブルを回避する仕組みを整えております。
業務内容の範囲もご相談ください
何処までの仕事をどれだけの時間で任せられるのか？
コストパフォーマンスが高いサービスの利用方法が知りたい。
こんなお悩みもお気軽にご相談ください。
人事、総務、経理、営業、社長秘書など幅広い職種で対応をさせていただいております。
それぞれの部署や業務内容に応じて、オプションもご用意しております。
共有フォルダを有効活用し、ペーパーレス化をはじめ、万が一、サービスの利用を停止された際にもスムーズな人の入れ替えが可能になるようサポートをさせていただきます。