チーム力UPのポイント!仕事は任せてフォローする!!

日々忙しくはたらくビジネスマンにとって、「この仕事誰かに頼みたい」という状況は必ず訪れるのではないでしょうか。たとえ自分自身がどれだけ優秀であっても1人で出来る仕事量には限界があります。そんなときにチームの力を借りて最大限のパフォーマンスを発揮する方法を考えていきましょう。

 

仕事を「振る」と「任せる」ことの違い

人に仕事を頼む場合には、2通りの頼み方があります。

まず1つ目は、仕事を「振る」という方法です。そして、もう1つは「任せる」という方法。この2つの多きな違いは、相手に与える裁量の差です。チームのそれぞれが考え行動できるようになるためには、後者の「任せる」ことがとても重要になってきます。

 

<振る>

仕事を「振る」となると、詳細の決定権はあくまでも依頼をした本人に留保されます。基本的には判断が不要なレベルまで細分化したタスクを渡し、結果や進捗を都度報告してもらうというやり方で進めていきます。実際仕事を進めていく上で判断が必要になった場合は、その都度依頼者へ確認を取る必要が出てきます。

 

<任せる>

仕事を「任せる」場合には、仕事の依頼をする際に同時に裁量も開いてに委ねます。依頼する仕事の責任も、単に仕事を振る場合より大きくなります。仕事の進捗状況は適宜報告してもらうものの、実際に現場で意思決定をするのは仕事を任された側になります。

 

 

仕事を「任せる」のは難しい

仕事を「振る」方が依頼をするその場では簡単です。依頼をするタスクを適切に分解したり意思決定においては都度自分で行わなければならない分、仕事を「振る」方がやらなければならないことが多く大変だと感じる方も多いのはないでしょうか。

しかし、実際には自分がいつもやっていることをそのままそっくり人にやってもらうよう依頼をするだけで、万が一結果が思い通りに行かないときには軌道修正をしていくだけで進んでいきます。

 

一方で、仕事を「任せる」場合には自分のやり方を強要することは出来ません。仕事を任せた以上は、相手が自分と違うやり方で進めていたとしてもそれを尊重する必要があるのです。仕事を「任せる」ことは相手を信用することがとても重要になります。そのため、誰にでも気軽に仕事を任せるわけにはいきません。任せる仕事の内容自体も、相手の能力や適性、希望に応じて適切に判断して「この人ならしっかりやってくれるだろう」と確信をもって初めて依頼が出来ます。こういった事前のプロセスを飛ばして相手に裁量を持った仕事を依頼をしているのであれば、それはただの丸投げに過ぎず仕事を依頼したことにはなりません。

 

 

仕事は任せてフォローする

まず注意しなければいけない点として、仕事を任せる際にはなるべく相手の関心・興味に近い仕事を任せるようにすることです。実際には相手の希望に沿えないことの方が多いかもしれませんが、それでも明らかに本人の希望に合わないであろう仕事は任せるべきではありません。

次に、先にも述べた通り任せる仕事の難易度を適切に設定することが重要です。相手の能力や経験と比べてあまりに難しい仕事をいきなり任せてしまうと、当然ながら相手は不安になります。精神的にも過大なプレッシャーを与えることとなり、お互いに望まない結果が待っています。また、その逆に簡単すぎる仕事しか任せないのも考えものです。人によっては、それを能力の過小評価をされたと感じてしまう場合があるためです。

 

そこでポイントとなるのが、相手の能力や経験に照らし合わせて少しだけ難しいと思えるような仕事を任せることです。この程度の難易度の仕事はやり遂げる事で本人が成功実感を体験し、失敗した場合にも学びを得る事が出来ます。スポーツなどと同じく、ややチャレンジが必要だと感じる程度の難易度が、いちばん無理なく面白さを感じることが出来るのです。

 

また、仕事を任せたらそれで終わりではなく、それ以降も手厚くフォローし続けることが大切です。アドバイスやヘルプを求められた場合には積極的に助けてあげましょう。ただし、相手を無理やり説得して自分と同じ考えにしようとしてはいけません。ここで必要なのはあくまでフォローであり監督ではないからです。

仕事を任せることで、任せた相手の能力は大きく向上します。また純粋に他人に仕事を任せればそれだけ自分の時間をほかのコアワークに費やす事が出来ます。つまり仕事を任せればそれだけチームが強くなるということです。もちろん任せた結果失敗することもありますが、それは今後のチームの成長にとって非常に重要な投資であり任せられる仕事はどんどん任せるようにしていきたいものです。

 

 

チームに任せずらい雑務

アポイント調整や簡単な調査、出張時の立て替え精算の入力など本来なら簡単な仕事で誰かに任せたいと思う仕事ほど、忙しそうに働いているチームのメンバーにはなかなか依頼が出来ません。また、専任で人を雇うにもコストが合わないケースが殆どです。そのため、多くの中小企業の経営者様はこれらの仕事をご自身でなさっているかと思います。

 

しかし、その1つ1つの小さな雑務が、実は大きな負担になっているのをご存知でしょうか。そこで活躍するのが、オンライン上で雑務を代行してくれる「オンライン秘書サービス」という選択です。実際に、オンラインで仕事を依頼するってなかなか不安です。

「しっかりやってくれるのかな?」「言いたい事は伝わるのかな?」という不安がでるのが一般的です。

 

しかし、オンライン秘書サービスを提供する「Genny(ジェニー)」では、実際に業務を担当する秘書スタッフを直接雇用することで、一般的なマナーや礼節の研修から即戦力として利用頂けるよう業務知識を学んでいます。また、ソーシャルワーカーへの業務委託も行わず徹底した情報管理を行っているため大切な機密情報が外部に漏れる心配もありません。

 

Gennyは自社雇用したスタッフにしっかりと社内研修を行い”優秀な秘書”として教育することでみなさまに『安心』と『信頼』を提供しています。